Chữ ký số đã và đang là một công cụ rất quen thuộc với các doanh nghiệp khi thực hiện một số thủ tục hành chính như kê khai thuế, hải quan điện tử .v.v. Ngoài ra, chữ ký số còn có thể được sử dụng để các doanh nghiệp giao kết hợp đồng trên môi trường điện tử. Vậy liệu doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số để giao kết Hợp đồng lao động (“HĐLĐ”) hay không?

Chữ ký số trong hợp đồng lao động 

Theo Bộ luật Lao động 2012 đang có hiệu lực, HĐLĐ phải được lập thành văn bản, trong một số trường hợp luật định có thể lập bằng lời nói(1). Bộ luật Lao động 2012 chưa có quy định nào hướng dẫn người lao động và người sử dụng lao động giao kết HĐLĐ dưới dạng điện tử trong khi chữ ký số chỉ được sử dụng trong môi trường này. Vì vậy, theo Bộ luật Lao động 2012, người sử dụng lao động không thể sử dụng chữ ký số để giao kết các HĐLĐ.

Tuy nhiên, Bộ luật Lao động 2019 có hiệu lực từ ngày 01/01/2021 đã có quy định về HĐLĐ điện tử. Theo đó, ngoài hình thức văn bản và lời nói, HĐLĐ còn có thể được thể hiện dưới hình thức thông điệp dữ liệu điện tử và có giá trị như HĐLĐ bằng văn bản(2). Vì vậy, theo Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động có thể sử dụng chữ ký số để giao kết HĐLĐ với người lao động.

Để bảo đảm hiệu lực cho các HĐLĐ điện tử được ký bởi chữ ký số, người sử dụng cần lưu ý một số điểm sau:

1. Giá trị pháp lý của chữ ký số

Chữ ký số cần đáp ứng các điều kiện sau(3):

• Chữ ký số được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó.
• Chữ ký số được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số do một trong các tổ chức có thẩm quyền cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp:
• Khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.

2. Nghĩa vụ của doanh nghiệp sử dụng chữ ký số trong HĐLĐ(4)

• Có các biện pháp để tránh việc sử dụng không hợp pháp dữ liệu tạo chữ ký điện tử của mình;
• Khi phát hiện chữ ký điện tử có thể không còn thuộc sự kiểm soát của mình, phải kịp thời sử dụng các phương tiện thích hợp để thông báo cho các bên chấp nhận chữ ký điện tử và cho tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử trong trường hợp chữ ký điện tử đó có chứng thực;
• Áp dụng các biện pháp cần thiết để bảo đảm tính chính xác và toàn vẹn của mọi thông tin trong chứng thư điện tử trong trường hợp chứng thư điện tử được dùng để chứng thực chữ ký điện tử.

3. Nghĩa vụ của người lao động khi nhận HĐLĐ có chữ ký số(5)

• Tiến hành các biện pháp cần thiết để kiểm chứng mức độ tin cậy của một chữ ký điện tử trước khi chấp nhận chữ ký điện tử đó;
• Tiến hành các biện pháp cần thiết để xác minh giá trị pháp lý của chứng thư điện tử và các hạn chế liên quan tới chứng thư điện tử trong trường hợp sử dụng chứng thư điện tử để chứng thực chữ ký điện tử.

Vậy, kể từ ngày 01/01/2021, các doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số để giao kết HĐLĐ với người lao động.

Cơ sở pháp lý:

• Bộ luật Lao động số 10/2012/QH13 ngày 18/06/2012;
• Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14 ngày 20/11/2019;
• Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29/11/2005;
• Nghị định 130/2018/NĐ-CP ngày 27/09/2018 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số.

(1) Điều 16 Bộ luật Lao động 2012

Trên đây là thông tin cập nhật về chữ ký số trong hợp đồng lao động theo chia sẻ của luật sư tại TriLaw. Mọi thắc mắc và câu hỏi xin vui lòng ghi nhận phía dưới hoặc liên hệ qua số hotline của TriLaw: (84.28) 35 210 217 hoặc email info@trilaw.com.vn để được tư vấn trực tiếp