I. Người đại diện theo pháp luật là gì?

Theo Điều 13 của Luật doanh nghiệp 2014: “Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật”

Công ty TNHH và Công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng, chức danh quản lý, quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của công ty (Khoản 2 Điều 13 Luật doanh nghiệp 2014).

II. Những lưu ý khi thay đổi người đại diện pháp luật

1. Điều kiện làm người đại diện theo pháp luật của công ty theo Luật Doanh nghiệp 2014:

Để trở thành người đại diện theo pháp luật của công ty cần phải đáp ứng các điều kiện sau:

• Từ đủ 18 tuổi trở lên;
• Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;
• Không thuộc đối tượng bị cấm thành lập và quản lý doanh nghiệp;
• Cung cấp duy nhất 01 bản sao chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu;
• Không bị treo mã số thuế trên dữ liệu quản lý thuế và quản lý doanh nghiệp;
• Người đại diện không nhất thiết phải là người góp vốn tại Công ty.

2. Trường hợp cần lưu ý khi thay đổi người đại diện pháp luật:

Luật Doanh nghiệp 2014 hiện nay công nhận việc một cá nhân có thể làm đại diện pháp luật cho một doanh nghiệp. Khi đó cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan thuế sẽ tiến hành kiểm tra thông tin thuế của người đại diện theo pháp luật mới.

• Trường hợp người đại diện theo pháp luật cũ đang bị treo mã số thuế thì doanh nghiệp không được thay đổi người đại diện theo pháp luật.
• Người đang quản lý doanh nghiệp hiện đang bị treo mã số thuế thì cũng không thể đăng ký làm người đại diện pháp luật mới của doanh nghiệp.
• Trong trường hợp người đại diện là người đi thuê thì trong hồ sơ cần bổ sung Hợp đồng lao động với người đại diện mới.
• Trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp làm thay đổi nội dung điều lệ thì trong biên bản họp phải ghi rõ nội dung được thay đổi trong điều lệ doanh nghiệp.
• Ngoài ra, pháp luật cũng hạn chế trường hợp quản lý trong trường hợp doanh nghiệp phá sản: Chủ doanh nghiệp tư nhân, thành viên hợp danh của công ty hợp danh, giám đốc (tổng giám đốc), chủ tịch và các thành viên hội đồng quản trị, hội đồng thành viên của doanh nghiệp bị tuyên bố phá sản không được quyền thành lập doanh nghiệp, không được làm người quản lý doanh nghiệp trong thời hạn từ một đến ba năm, kể từ ngày doanh nghiệp bị tuyên bố phá sản, trừ các trường hợp quy định tại Luật phá sản doanh nghiệp.​

3. Lưu ý về trình tự thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật:

Theo chuyên gia tư vấn Luật Doanh nghiệp, khi tiến hành đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật, chứng minh thư nhân dân (hoặc căn cước công dân) của người đại diện và số điện thoại của doanh nghiệp là những thông tin quan trọng sẽ được hiển thị trên Đăng ký kinh doanh, vì vậy khi thay đổi người đại diện doanh nghiệp cần lưu ý:

• Thứ nhất, chứng minh thư (hoặc căn cước công dân) của người đại diện còn hạn hay không (thời hạn thông thường của chứng minh thư 10-15 năm), doanh nghiệp cần kiểm tra thông tin này để tránh phải thay đổi thông tin đăng ký kinh doanh nhiều lần.
• Thứ hai, số điện thoại cũ của doanh nghiệp có phải là số điện thoại của người đại diện cũ hay không, khi thay đổi có cần phải thay đổi số điện thoại để tránh việc xảy ra tranh chấp với người cũ hay không.​

4. Lưu ý khi sau thay đổi người đại diện pháp luật theo Luật doanh nghiệp:

Khi thay đổi người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp cần lưu ý những việc sau:

• Thay đổi đăng ký thông tin chủ tài khoản tại ngân hàng;
• Thông báo việc thay đổi cho đối tác và cơ quan bảo hiểm;
• Đối với doanh nghiệp có giấy phép sau thành lập như giấy phép kinh doanh lữ hành, giấy phép kinh doanh dịch vụ vận tải, giấy phép vệ sinh an toàn thực phẩm, phòng cháy chữa cháy, an ninh trật tự phải thực hiện thủ tục thay đổi các giấy phép này vì trên giấy phép có thông tin về người đại diện theo pháp luật cũ.
• Lưu ý khi thay đổi người đại diện theo pháp luật có gắn liền với việc chuyển nhượng vốn cho người đại diện theo pháp luật mới cần lưu ý thủ tục kê khai thuế thu nhập cá nhân của người chuyển nhượng, nộp thuế thu nhập (nếu phát sinh thu nhập chịu thuế).
• Sau khi thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật Công ty cần thực hiện đăng bố cáo việc thay đổi tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Trên đây là những điều cần lưu ý khi doanh nghiệp cần thay đổi người đại diện pháp luật theo Luật Doanh nghiệp. Trong quá trình thực hiện thủ tục, doanh nghiệp gặp khó khăn cần được tư vấn xin vui lòng ghi nhận phía dưới hoặc liên hệ qua số hotline của TriLaw: (84.28) 35 210 217 hoặc email info@trilaw.com.vn để được tư vấn trực tiếp.